Organizacja konferencji to kompleksowe zadanie. Jedną z najważniejszych kwestii jest znalezienie odpowiedniej lokalizacji. Musi być nie tylko doskonale skomunikowana z innymi miastami, ale też być przygotowana na przyjęcie określonej liczby osób. W dzisiejszy tekście opisujemy trzy miejsca, w których zorganizujesz konferencję: ośrodki konferencyjne, hale namiotowe oraz hotele.
Organizacja konferencji w centrach konferencyjnych
Właściwie w każdym większym mieście można znaleźć przynajmniej jedno miejsce, które zbudowane zostało właśnie pod organizację konferencji. Zalet związanych z organizacją wydarzenia właśnie w takich ośrodkach jest sporo. Po pierwsze, nie musimy martwić się o dojazd naszych gości. Najczęściej centra konferencyjne są położone w centrach miast. Zdarza się, że usytuowane są również na obrzeżach miejscowości, ale wtedy przeważnie możemy liczyć na dobrą komunikację z takim punktem. Kolejną zaletą jest fakt, że w większych miastach, w których zlokalizowane są centra konferencyjne, najczęściej znajdują się również lotniska. To z kolei zachęca do przybycia również międzynarodowych gości, co może zwiększyć prestiż wydarzenia i mieć pozytywny efekt marketingowy. Warto wspomnieć również o wyposażeniu takich centrów. Decydując się na organizację eventu w takim miejscu najczęściej nie musimy martwić się o takie kwestie jak przestrzeń odpowiedniej wielkości, urządzenia audio-wizualne, klimatyzacja, dostęp do internetu, udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami. Niebagatelną rolę odgrywa również to, że najczęściej wystrój budynku jest spójny, elegancki, nowoczesny, zarówno z zewnątrz, jak i w środku ośrodka. Budowanie pozytywnych doświadczeń uczestników konferencji polega też na tym, aby wytworzyć w nich odczucie obcowania z prestiżowym, profesjonalnym wydarzeniem. Nie da się ukryć, że w dużej mierze wpływa na to charakter budynku, w którym odbywa się konferencja. Pewną wadą tego rozwiązania może być cena oraz dostępność. W najbardziej obłożonych okresach możemy mieć problem ze znalezieniem odpowiedniego terminu. Problem ten można jednak rozwiązać przez dostatecznie wczesne podjęcie działań planistycznych i rezerwację miejsca z dużym wyprzedzeniem.
Konferencje w halach namiotowych
Tego typu konstrukcje obejmują różnorodne rozwiązania. W ofertach producentów znajdziemy więc niewielkie hale namiotowe, które służą jako dodatkowa powierzchnia magazynowa dla stosunkowo małych sklepów, jak i ogromne hale, w których przedsiębiorstwa przetrzymują maszyny przemysłowe, wyroby czy zbiory. Takie tymczasowe budowle stosuje się jednak nie tylko do celów handlowych i przemysłowych. Coraz częściej można się spotkać z weselami, bankietami i konferencjami, organizowanymi w halach namiotowych. Plusem takiego rozwiązania może być cena, zwłaszcza jeśli zdecydujemy się na wynajem hali. Dodatkowo, większość producentów i firm zajmujących się wypożyczaniem konstrukcji jest dość elastyczna. Możemy więc dokładnie wybrać wielkość hali, wysokość, materiał, z którego ma być wykonane okrycie. Często dodatkowo oferowane są również ozdoby i wyposażenia, pasujące do konkretnego modelu, co pozwala wytworzyć atmosferę elegancji i wykwintności. Dzięki temu hale namiotowe już od dawna nie kojarzą się jedynie z prostymi namiotami, które niezbyt zachęcają swoim wyglądem. Organizując konferencję w takim miejscu, musimy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że kwestie nagłośnienia i umiejscowienia sprzętu będą nieco bardziej skomplikowane niż w przypadku organizacji eventu w specjalnym ośrodku. Klimat hali namiotowej, cena, charakterystyczny wystrój (który dodatkowo mogą podbić ściany wykonane z przezroczystego materiału) mogą jednak zrekompensować takie wysiłki.
Konferencje w hotelu
Wybór hotelu na miejsce konferencji to całkiem sensowne rozwiązanie. Po pierwsze, nie musimy martwić się o przestrzeń parkingową oraz o to, że baza noclegowa będzie nadto oddalona od konferencyjnego centrum. Poza tym możemy podbić prestiż imprezy i zachęcić gości do przybycia, wybierając malowniczą lokalizację, która oferuje różnorodne formy spędzania wolnego czasu po prelekcjach, wykładach i panelach dyskusyjnych. W hotelu goście często mogą skorzystać również z takich udogodnień jak basen i SPA. Jeśli wybierzemy dobry ośrodek, możemy liczyć również na profesjonalną obsługę, która wspomoże nas w organizacji wydarzenia oraz będzie służyć wsparciem w razie pojawienia się jakichś niespodziewanych problemów czy trudności. Na miejscu będzie nie tylko nocleg oraz dodatkowe rozrywki, ale też baza gastronomiczna. Hotele, które oferują przestrzenie pod konferencje, najczęściej mogą pochwalić się jedną lub nawet kilkoma salami konferencyjnymi, wyposażonymi w internet bezprzewodowy, klimatyzację, odpowiednie nagłośnienie, rzutnik i inny sprzęt audio i wideo. Przy wyborze odpowiedniego miejsca dobrze jest kierować się opiniami klientów oraz firm, które już mają doświadczenie w organizacji eventu w danym miejscu. To właściwie najpewniejszy sposób na znalezienie idealnej lokalizacji.